Bármelyik résztvevő megkeresheti a mediátort telefonon, e-mailben, illetve a honlapon keresztül is,.Előfordulhat, hogy a munkahelyi vezető vagy HR vezető keres meg minket a mediációs felkéréssel. Ilyenkor mi keressük meg az érintetteket, mediálásra azonban csak akkor kerülhet sor, ha abba az összes résztvevő beleegyezik.

Ebben a szakaszban a hozzánk fordulók külön-külön beszélnek személyesen, telefonon vagy online a mediátorral (vagy mediátorokkal ha társmediálás történik). Kérdéseket tehetünk fel, feltérképezzük a felek közötti kapcsolatot és kommunikációt. Részletes tájékoztatást adunk a mediációs folyamatról és válaszolunk a feltett kérdésekre. Megállapodunk az első közös időpontban.

Egy-egy mediációs ülés 2.5-3 óra, a teljes folyamat 2-6 mediációs ülésből áll. Az első ülésen mindenkinek megfelelő időt és lehetőséget biztosítunk saját története megszakítástól mentes elmondásához, és az ülés végén megbeszéljük, hogyan érdemes folytatni. Már az első ülésen is születhetnek részmegállapodások, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy egy új együttműködés kialakításához több időre van szükség. Ahhoz, hogy a változások beépüljenek életünkbe, támogatásra van szükség. Mediációs eszköztárunkkal és a megfelelő környezettel támogatjuk a résztvevőket ebben a folyamatban.

A munkahelyi mediációban a megszületett megállapodást általában írásba foglaljuk, és a résztvevőkkel együtt aláírjuk.

A résztvevők igényeihez igazodva néhány héttel vagy egy-két hónappal a megállapodást követően értékelő ülés tartunk.