Bármelyik résztvevő megkeresheti a mediátort telefonon, e-mailben, illetve a honlapon keresztül is. Munkahelyi mediációban előfordul, hogy a HR vezető vagy a cégvezető keres meg minket a felkéréssel, ilyenkor mi vesszük fel a kapcsolatot az érintettel. A mediáció azonban csak akkor indulhat el, ha abba az összes résztvevő beleegyezik.

Az előkészítő szakasz célja a mediáció feltételeinek megbeszélése. Ennek keretében a felek külön-külön beszélnek a mediátorral személyes, telefonos vagy online formában. Feltérképezzük a felek közötti kapcsolatot, a konfliktus természetét, valamint az eddigi kommunikációs és döntéshozatali mintázatokat. Részletes tájékoztatást adunk a mediáció – és azon belül a társmediáció – jogi, etikai és módszertani kereteiről, valamint megválaszoljuk a résztvevők kérdéseit.
Az előkészítés lezárásaként közösen egyeztetjük az első közös mediációs ülés időpontját.

A mediációs ülés időtartama általában 2,5–3 óra, a teljes eljárás – az ügy összetettségétől függően – jellemzően 2–6 ülésből áll. Ez hosszúnak tűnhet, de a felek álláspontjának őszinte feltárása, a mögöttes érdekek és szükségletek azonosítása, valamint a konstruktív párbeszédhez szükséges bizalmi légkör kialakulásához időre van szükség. Az első mediációs ülésen gondoskodunk arról, hogy minden résztvevő megszakítás nélkül ismertethesse saját álláspontját. Ezt követően közösen kerül meghatározásra a tárgyalandó kérdések köre, valamint a további ülések menete.A folyamat során részmegállapodások már korai szakaszban is létrejöhetnek, ugyanakkor a tartós és fenntartható megoldások kialakítása jellemzően több ülés eredménye. A társmediáció során a mediátorok együttműködve dolgoznak, egymást kiegészítve biztosítják a strukturált, kiegyensúlyozott és biztonságos kereteket.

A mediáció során létrejövő megállapodást – a felek döntése alapján – írásba foglaljuk. Az írásos megállapodást a résztvevőkkel közösen átnézzük és aláírjuk, kifejezve ezzel annak tartalmával való egyetértésüket.

Igény esetén a megállapodást követően utánkövető alkalmat is biztosítunk, amely lehetőséget ad a tapasztalatok átbeszélésére és az esetlegesen felmerülő kérdések tisztázására.